Mit Exchange 2007 ist der vormals separate “Auto-Accept Agent” Teil des Hauptprodukts geworden. Diese Funktion ermöglicht es, einen zentral gepflegten und automatisch verwalteten Kalender für eine Ressource wie etwa einen Besprechungsraum zu erzeugen. Bei aktivierter Einstellung trägt der Raum Terminbuchungen in seinen Kalender ein (sofern er Zeit hat) und informiert den Einladenden darüber. Besteht ein Terminkonflikt, so lehnt die Ressource die Anfrage ab.
Soweit, so gut. Mit Exchange 2007 war es etwas beschwerlich, solche Mailboxen zu konfigurieren, weil vieles nur über die Shell möglich war. In Exchange 2010 lassen sich die Einstellungen komfortabel über die grafische Konsole verwalten. Ein Wunsch bleibt aber in vielen Umgebungen offen: Benutzer sollen sich in manchen Firmen den Kalender eines solchen Raums öffnen können, um nach freien Zeiten Ausschau zu halten.
Standardmäßig können Anwender nur die “Frei-/Gebucht”-Informationen anzeigen. Dadurch können Sie beim Planen eines konkreten Termins anhand von Balken in der Terminübersicht feststellen, ob die Ressource frei ist. Sollen die Benutzer direkt in den Kalender sehen können, um dort auch die Details zu den Terminen zu sehen, ist etwas mehr Aufwand nötig.
Als erstes erteilt man einem Benutzer volle Zugriffsrechte auf die Ressourcenmailbox. Das kann etwa ein Admin sein. Das nötige Shell-Kommando:
Add-MailboxPermission -Identity "Besprechungsraum 007" -User "ExAdmin1" -AccessRights FullAccess
Dieser Benutzer kann nun in Outlook den Kalender des Besprechungsraums in Outlook einbinden:
Dann klickt er mit der rechten Maustaste auf den Reiter des Raum-Kalenders, wählt Eigenschaften und dort Berechtigungen.
Nun kann man die gewünschten Benutzer hinzufügen und ihnen Leseberechtigung erteilen. Sollen einfach “alle alles” sehen dürfen, kann man auch die Berechtigung für “Standard” auf Stufe 2 hochsetzen.
Abschließend kann man, falls gewünscht, den Vollzugriff auf die Mailbox für den Admin wieder entfernen